Firmami provozované činnosti se z hlediska PO dělí na ty, které jsou bez zvýšeného požárního nebezpečí, se zvýšeným nebo s vysokým požárním nebezpečím.
Často jsou splněny podmínky zvýšeného požárního nebezpečí. V takovém prostředí jsou pak nastavena pravidla PO formou směrnic a dalších předpisů. Ty upravují konkrétní povinnosti, které musí jednotlivá pracoviště splňovat, mimo jiné řeší bezpečnostní značení, školení zaměstnanců. Pokud by však neprobíhala kontrola nastavení systému PO ve firmě, postupně by systém přestal fungovat - požární ochrana by nebyla dobře zajištěna.
Především by každý vedoucí zaměstnanec (VZ) měl na svém úseku soustavně kontrolovat, zda je vše tak, jak má být. Jsou přístupné hasicí přístroje a hydranty? Jsou označeny vypínače a uzávěry? Jsou označené a volné únikové cesty? Nejsou únikové východy zavřené? Dodržují zaměstnanci požární řád? Pokud bude taková kontrola prováděna, bude požární bezpečnost pracoviště na opravdu době úrovni. Je však nutné komunikovat o zjištěných skutečnostech s preventistou PO a osobou odborné způsobilou v PO (OZO).
Má-li firma preventistu PO, vstupuje do systému kontrol také on a v pravidelných termínech (určeno ve Stanovení organizace zabezpečení PO) provádí kontroly v podobném rozsahu. Měl by také dbát na vyvěšení stanovené dokumentace PO, projednávat s vedoucími zjištěné nedostatky a závady. O kontrole také provede zápis do požární knihy a samozřejmě i on spolupracuje s OZO.
Osoba odborně způsobilá v PO provádí komplexní kontroly včetně kontroly obsahu dokumentací PO, nastavuje celý systém PO, konkrétně, dle prováděných činností, zpracovává dokumentace PO. Provádí a kontroluje zápisy v požární knize, navrhuje nápravná opatření. Konzultuje s preventistou PO a VZ problematiku PO.
Bez komunikace mezi výše uvedenými však systém nefunguje. VZ zná nejlépe své pracoviště, připravované změny. A proto by měl v předstihu upozorňovat na změny. Mezi ně patří také nové technologie, nové hořlavé látky a jejich množství. OZO by pak měla na základě jeho sdělení stanovit, zda bude třeba provést změny v nastaveném systému PO, zpracovat nové směrnice, opatření. Za pomoci preventisty PO jsou pak všechna opatření realizována.
V praxi se však často stává, že vedoucí zaměstnanci neinformují včas, nebo vůbec. Systém PO ve firmě pak není v pořádku a kromě zbytečného zvýšení možnosti požáru hrozí samozřejmě i finanční postih ze strany státního požárního dozoru.